Cách chia sẻ Gemini Notebook và sử dụng trên điện thoại

Chia sẻ notebook trong Gemini Notebook (trước đây là NotebookLM) không chỉ là gửi một đường liên kết. Bạn cần hiểu người nhận được xem Sources nào, sử dụng Chat ra sao, mở được artifact nào và liệu notebook có đang công khai hay không. Bài này hướng dẫn chọn quyền Viewer/Editor, dùng public notebook an toàn và làm việc trên ứng dụng di động.

Đọc trước: Cách tạo Slide Deck từ tài liệu trong Gemini Notebook

Toàn bộ lộ trình: Hướng dẫn Gemini Notebook từ cơ bản đến nâng cao

Ba cách đưa nội dung cho người khác

Mỗi cách tạo một phạm vi lộ dữ liệu khác nhau. Đừng chọn chỉ vì tiện gửi link.

Viewer và Editor khác nhau thế nào?

Chỉ cấp Editor khi người nhận thật sự cần thay đổi Sources hoặc artifact. Để đọc và đặt câu hỏi, Viewer thường đủ.

Cách chia sẻ notebook riêng tư

1. Mở notebook và chọn Share.
2. Thêm tài khoản Google của người nhận.
3. Chọn Viewer hoặc Editor theo nhu cầu tối thiểu.
4. Gửi lời mời.
5. Mở lại bảng Share để kiểm tra danh sách và thu hồi người không còn cần truy cập.

Với tài khoản công việc hoặc trường học, khả năng chia sẻ còn phụ thuộc chính sách quản trị và phiên bản Workspace.

Public notebook là gì?

Public notebook dùng lựa chọn Anyone with a link. Người có đường dẫn và Tài khoản Google có thể xem notebook, đặt câu hỏi và mở nội dung được tạo sẵn như Audio Overview, FAQ hoặc tài liệu tóm tắt.

Chỉ owner hoặc editor mới có thể tạo link công khai và quản lý public access. Notebook công khai có biểu tượng quả địa cầu cạnh nút Share.

Cách bật và tắt public access

Bật công khai

1. Mở notebook và chọn Share.
2. Đặt quyền truy cập thành Anyone with a link.
3. Sao chép link và kiểm tra bằng tài khoản không tham gia biên tập.

Tắt công khai

1. Mở Share.
2. Đặt Notebook access về Restricted.
3. Kiểm tra lại link cũ.

Sau khi notebook chuyển riêng tư hoặc bị xóa, link công khai cũ không còn hoạt động. Người từng truy cập cũng không còn thấy notebook trong trang được chia sẻ.

Chat view không phải lớp bảo mật

Gemini Notebook cho phép sao chép liên kết đến Chat view để tạo trải nghiệm tập trung. Giao diện này ẩn Sources và artifact khỏi màn hình mặc định.

Nếu người nhận không được phép xem Sources, cách an toàn hơn là xuất đúng artifact cần gửi hoặc tạo notebook riêng với bộ nguồn đã được làm sạch.

Link artifact có thể mở rộng phạm vi truy cập

Link trực tiếp tới Audio Overview, Video Overview, Infographic hoặc Slide Deck thường yêu cầu notebook đã được chia sẻ và người nhận có quyền vào toàn bộ notebook. Vì vậy “chỉ gửi link slide” không nhất thiết đồng nghĩa “chỉ cho xem slide”.

Trước khi gửi, hãy kiểm tra quyền notebook chứ không chỉ kiểm tra artifact.

Public notebook phù hợp khi nào?

• Bộ tài liệu có quyền phổ biến công khai.
• Không chứa dữ liệu cá nhân, nội bộ hoặc theo hợp đồng.
• Sources và artifact đã được kiểm chứng.
• Người xem được thông báo rằng đầu ra do AI tạo.
• Chủ sở hữu có người chịu trách nhiệm cập nhật.

Không nên công khai notebook chỉ để né thao tác xuất file.

Featured notebooks là gì?

Featured notebooks là các notebook có Sources được tuyển chọn từ tác giả, nhà nghiên cứu, nhà xuất bản hoặc tổ chức. Viewer có thể đọc Sources, hỏi Chat và dùng artifact được chuẩn bị sẵn nhưng không thể thêm nguồn hoặc tạo artifact riêng.

Thẻ Featured notebooks chỉ bật cho tài khoản người dùng cá nhân. Workspace Enterprise hoặc Education có thể truy cập notebook nổi bật qua URL.

Bản quyền và nội dung chuyên môn

Public không có nghĩa là được phép tái phân phối mọi tài liệu. Trước khi chia sẻ, hãy kiểm tra bản quyền, giấy phép, điều khoản truy cập và dữ liệu của bên thứ ba. Google có thể xử lý notebook vi phạm điều khoản.

Đầu ra AI, kể cả trong public notebook, không thay thế tư vấn y tế, pháp lý, tài chính hoặc chuyên môn.

Cài ứng dụng Gemini Notebook trên điện thoại

Ứng dụng có trên Android và iPhone/iPad tại các quốc gia, lãnh thổ được hỗ trợ. Android yêu cầu Android 10 trở lên theo Google Help hiện hành. Việc triển khai theo khu vực có thể diễn ra dần dần.

Hãy cài ứng dụng Gemini Notebook chính thức từ cửa hàng ứng dụng và đăng nhập đúng Tài khoản Google đang sở hữu hoặc được chia sẻ notebook.

Những việc mobile làm tốt

• Mở notebook gần đây, được chia sẻ hoặc đã tải xuống.
• Đặt câu hỏi về Sources trong Chat.
• Thêm PDF, trang web, YouTube, tệp âm thanh hoặc văn bản đã sao chép.
• Dùng menu Share trên điện thoại để đưa trang web, PDF hoặc YouTube vào notebook.
• Nghe Audio Overview và tải để phát offline.
• Ôn Flashcards và Quizzes.
• Xem Infographic và Slide Deck.

Mobile không phải bản sao đầy đủ của web

Google Help hiện xác nhận app hỗ trợ tạo, phát, tải và chia sẻ Video Overview; đồng thời hỗ trợ Chat, Sources, Audio Overview, Flashcards/Quizzes, Infographic và Slide Deck. Tuy vậy, tính năng, giao diện và các tùy chọn cụ thể vẫn có thể khác bản web theo phiên bản ứng dụng.

Các mục Google hiện liệt kê là chưa có trên app gồm: Notes, Mind Maps, Reports, Data Tables, Chat configurations, Chat analytics và tab Featured Notebooks. Featured notebook vẫn có thể mở qua URL. Vì vậy, hãy quay lại web/desktop khi cần các công cụ này hoặc cần quản trị notebook phức tạp.

Audio Overview offline

Ứng dụng hỗ trợ tải Audio Overview để phát khi không có mạng. Đây là tải nội dung âm thanh, không nên suy diễn rằng toàn bộ notebook, Sources và Chat đều hoạt động offline.

Trước chuyến đi, hãy tải audio khi còn mạng và thử mở trong mục đã tải xuống.

Thêm nguồn bằng menu Share trên điện thoại

1. Mở trang web, PDF hoặc video YouTube.
2. Chọn Share trong hệ điều hành.
3. Chọn Gemini Notebook.
4. Chọn notebook đích.
5. Mở notebook và kiểm tra tên, nội dung nhập được và khả năng truy xuất.

Share sheet giúp thu thập nhanh nhưng không bỏ qua bước kiểm tra nguồn. Trang có paywall, nội dung động hoặc transcript lỗi có thể không được nhập đầy đủ.

Feedback và dữ liệu nhạy cảm

Với tài khoản cá nhân, khi bạn gửi feedback (ví dụ thumbs up/down), Google có thể thu thập prompt, tùy chỉnh, Sources/uploads và output liên quan để xem xét; Google nêu rằng dữ liệu feedback liên quan có thể được lưu giữ lâu hơn. Vì vậy, không gửi feedback kèm thông tin bí mật hoặc nhạy cảm.

Google mô tả cơ chế xử lý của Workspace và Workspace for Education khác với tài khoản cá nhân. Dù dùng loại tài khoản nào, hãy kiểm tra chính sách của tổ chức và không coi AI output là tư vấn y tế, pháp lý hay tài chính.

Workflow chia sẻ an toàn

Đây là phương pháp biên tập đề xuất, không phải nút bảo mật tự động:

1. Phân loại Sources: công khai, nội bộ, bí mật.
2. Xóa hoặc tách nguồn không cần cho người nhận.
3. Kiểm tra Notes và artifact có dữ liệu dẫn xuất nhạy cảm.
4. Chọn Viewer thay vì Editor theo nguyên tắc quyền tối thiểu.
5. Nếu công khai, kiểm tra toàn bộ notebook bằng một tài khoản khác.
6. Ghi chủ sở hữu và ngày rà soát.
7. Thu hồi quyền khi dự án kết thúc.

Ba tình huống thực tế

Gửi slide cho khách hàng

Nếu khách chỉ cần deck, tải PDF/PPTX và gửi file thay vì cấp quyền notebook có Sources nội bộ.

Cộng tác trong nhóm nghiên cứu

Cấp Editor cho người quản lý Sources; cấp Viewer cho người chỉ đọc và hỏi Chat.

Xuất bản kho học liệu

Tạo notebook riêng bằng nguồn có quyền chia sẻ, kiểm chứng artifact, bật public access và kiểm tra link bằng tài khoản ngoài nhóm.

Các lỗi thường gặp

• Tưởng Chat view che được Sources.
• Gửi link artifact nhưng vô tình cấp toàn bộ notebook.
• Cấp Editor cho quá nhiều người.
• Công khai tài liệu có bản quyền hoặc dữ liệu cá nhân.
• Cho rằng mobile có toàn bộ chức năng web.
• Cho rằng tải Audio Overview đồng nghĩa notebook hoạt động hoàn toàn offline.
• Không thu hồi link sau khi dự án kết thúc.

Bài thực hành 20 phút

1. Tạo notebook thử nghiệm bằng Sources không nhạy cảm.
2. Mời một tài khoản phụ làm Viewer.
3. Mở Sources, Chat và một artifact bằng tài khoản phụ.
4. Bật Anyone with a link, thử link notebook và Chat view.
5. Ghi lại nội dung Viewer vẫn tiếp cận được.
6. Đặt lại Restricted và xác nhận link cũ mất quyền.
7. Trên mobile, thêm một trang web và tải một Audio Overview để thử offline.

Checklist trước khi chia sẻ

• Người nhận cần notebook hay chỉ cần file?
• Sources có dữ liệu cá nhân, bí mật hoặc hạn chế bản quyền?
• Viewer đã đủ hay thật sự cần Editor?
• Chat view có đang bị hiểu nhầm là lớp bảo mật?
• Artifact quan trọng đã được kiểm chứng?
• Đã thử quyền bằng tài khoản khác?
• Có ngày thu hồi hoặc rà soát lại quyền?
• Người xem biết nội dung AI có thể sai?

Tiếp theo: kiểm chứng, bảo mật và chống “ảo giác”

Bài 13 xây dựng quy trình kiểm chứng claim, quản lý dữ liệu nhạy cảm và giảm rủi ro AI tạo nội dung không có căn cứ.

Nguồn chính thức

• Google: Public và featured notebooks
• Google: Tạo và chia sẻ notebook
• Google: Ứng dụng Gemini Notebook trên mobile
• Google: Gemini Notebook với Workspace

Bài được kiểm chứng ngày 11/08/2026. Quyền, nền tảng và tính năng có thể thay đổi theo tài khoản, quản trị viên, khu vực và phiên bản ứng dụng.